Jak zmniejszyć ryzyko powstania przeterminowanych należności?
Niemal każda firma we współczesnej gospodarce doświadczyła większych lub mniejszych problemów finansowych, spowodowanych nieuregulowaniem w terminie zobowiązań przez nierzetelnych klientów. Dla jednych przedsiębiorców może to być tylko przejściowa sytuacja, dla drugich stan, który trwa przez wiele miesięcy i prowadzi firmę na skraj bankructwa. Głównym powodem problemów polskich przedsiębiorców jest niedocenianie ryzyka związanego z zawieraniem nowych transakcji. Dlatego zanim zostanie podpisana umowa z potencjalnym klientem, warto pamiętać o kilku zasadach.
Pierwsza zasada
Należy sprawdzić wiarygodność finansową przyszłego klienta w dostępnych źródłach informacji – czy nie zalega innym z płatnościami.
Druga zasada
Warto się upewnić, kto reprezentuje potencjalnego klienta i kto jest uprawniony do podpisywania umowy. Należy mieć aktualny odpis z Krajowego Rejestru Sądowego lub wypis z bazy CEiDG w przypadku osób fizycznych prowadzących działalność gospodarczą. Umowa podpisana przez niewłaściwą osobę jest nieważna! W sądzie nie można dochodzić swoich praw. Jeżeli umowę podpisuje pełnomocnik, należy mieć oryginał pełnomocnictwa, a kopię dołączyć do umowy wraz z innymi dokumentami.
Trzecia zasada
Jeżeli przedsiębiorca chce współpracować z kontrahentem dłużej i regularnie świadczyć mu usługi bądź dostarczać towar, powinien zawrzeć umowę na piśmie. Wszelkich zmian w umowie należy dokonywać również pisemnie. Warto w umowie zamieścić szczegółowe procedury postępowania w przypadku np. wnoszenia reklamacji. Należy również wyznaczyć osoby odpowiedzialne za realizację umowy i terminowe płatności. Dzięki temu kontrahent nie wykorzysta uchybień formalnych jako argumentu w nieterminowym wywiązywaniu się z zobowiązań.
Czwarta zasada
Należy poinformować kontrahenta, jakie sankcje mu grożą za nieterminowe regulowanie zobowiązań. Klient nie będzie miał później za złe przedsiębiorcy, gdy zostanie mu wstrzymana dostawa lub naliczone karne odsetki. Warto również w umowie wskazać sankcje za nieuregulowanie należności w terminie.
Piąta zasada
W relacjach z kontrahentami ważne są procedury obsługi klientów. Faktury, dokumenty magazynowe lub protokoły odbioru powinny być podpisywane przez wyznaczone osoby. W dokumentach powinien być porządek, a nie bałagan. Każde zaniedbanie jest doskonałym pretekstem dla nierzetelnego klienta do przeciągania terminów płatności. Rozmowy z dłużnikiem są wtedy trudne, a klient na pewno wytknie błędy firmie. Dużo czasu wtedy zajmie wyjaśnianie całej sprawy.
Co zrobić, żeby współpraca układała się pomyślnie, a klient płacił terminowo?
Należy śledzić na bieżąco, jak postępuje realizacja umowy – sprawdzać saldo obrotów i monitorować płatności swojego kontrahenta. Dzięki temu przedsiębiorca wie, kiedy zaczynają się problemy finansowe klientów. Należy reagować natychmiast, kiedy klient przestaje płacić. Warto pamiętać, że im starsza należność, tym trudniej będzie ją odzyskać. Nie można przyzwyczajać kontrahenta do tego, że może on się spóźniać z płatnościami, ponieważ z całą pewnością będzie to wykorzystywał. W razie problemów należy ustalić przyczynę braku zapłaty. Jeżeli wina leży po stronie wierzyciela, niezwłocznie trzeba ją usunąć. Nie powinno się dawać klientowi pretekstu do tego, aby spóźniał się z płatnościami. Należy negocjować z dłużnikiem do skutku, wspólnie poszukać wyjścia z zaistniałej sytuacji. Trzeba poinformować go o sankcjach, jakie grożą za nieuregulowanie przeterminowanych należności, np. o karach umownych, odstąpieniu od umowy itp.
Przedsiębiorca powinien wstrzymać swoje świadczenia, jeśli kontrahent nie wywiązuje się z umowy bądź zwiększa się poziom jego zadłużenia. Niesolidnego kontrahenta należy wpisać do ogólnopolskiego rejestru dłużników. Dzięki temu wzrasta prawdopodobieństwo oddania niezapłaconych należności przez klientów. Nikt nie chce figurować w rejestrze, z którego informacje pobierają banki, firmy leasingowe oraz duże i małe przedsiębiorstwa.
Podsumowanie
Przestrzeganie tych kilku zasad i skorzystanie z dobrych rad pozwala na zmniejszanie powstawania zatorów płatniczych, a tym samym zachowanie płynność finansowej przedsiębiorstwa. Firma, która ma jasne zasady działania i spójne procedury obsługi kontrahentów, zmniejsza ryzyko powstania przeterminowanych należności i jest dobrze przygotowana do prowadzenia bezpiecznego biznesu.