Windykacja – istotny element efektywnego zarządzania należnościami
Jedną z przyczyn bankructw firm w Polsce i na świecie jest zbyt wysokie zadłużenie przedsiębiorstw i nieskuteczna windykacja niespłaconych należności. Przedsiębiorca, który na czas nie otrzyma zapłaty za dostarczone towary czy wykonane usługi, traci płynność finansową, czyli zdolność do regulowania bieżących zobowiązań. Chcąc zachować płynność finansową, przedsiębiorca powinien aktywnie zarządzać należnościami. Ale co to oznacza dla podmiotu gospodarczego?
Windykacja a zarządzanie należnościami
Windykacja jest elementem kompleksowego procesu zarządzania należnościami. Zarządzanie należnościami można zdefiniować jako proces, którego celem jest zachowanie płynności finansowej przedsiębiorstwa poprzez zapobieganie powstawaniu przeterminowanych należności i ich skuteczne odzyskiwanie na etapie postępowania polubownego, sądowego i egzekucyjnego. Firma, która we właściwy sposób zarządza należnościami, zmniejsza prawdopodobieństwo zatorów płatniczych prowadzących do bankructwa, a tym samym zwiększa swoją szansę na zachowanie płynności finansowej.
Definicja windykacji
Windykacja to proces odzyskiwania niespłaconych należności za pomocą dostępnych metod i narzędzi, zgodnie z obowiązującym prawem, zasadami współżycia społecznego i obyczajami. Proces ten jest nierozłącznym instrumentem polityki kredytowej przedsiębiorstwa. Każda firma, tworząc zasady sprzedaży swoich produktów i usług z odroczonym terminem płatności, musi również zastanowić się, jak będzie windykować swoich nierzetelnych klientów.
Proces windykacji można podzielić na dwa etapy. Pierwszy dotyczy odzyskiwania niespłaconych należności w drodze postępowania polubownego, a drugi – postępowania sądowego i egzekucyjnego. Warto pamiętać, że egzekwowanie należności na etapie windykacji polubownej jest znacznie mniej kosztowne niż skierowanie jej na drogę postępowania sądowego.
Windykacja na etapie postępowania polubownego
Postępowanie polubowne to szereg działań i czynności, jakie przedsiębiorca podejmuje, aby odzyskać niezapłacone należności. Możemy do nich zaliczyć między innymi:
- wysyłanie pism monitujących i dyscyplinujących dłużnika do zapłaty: korespondencja listowna, e-maile, SMS-y, faksy;
- negocjacje spłaty zadłużenia: negocjacje telefoniczne oraz negocjacje bezpośrednie „twarzą w twarz”; podpisanie porozumień dotyczących spłaty zadłużenia: ugoda i uznanie długu;
- stosowanie sankcji i wskazywanie konsekwencji nieregulowania należności: naliczenie odsetek, wykluczenie z programu lojalnościowego za nierzetelne regulowanie należności, utrata rabatów, kredytów kupieckich lub długich terminów płatności, dopisanie dłużnika do biura informacji gospodarczej, skierowanie sprawy na drogę sądową.
Windykacja na etapie postępowania sądowego i egzekucyjnego
Windykacja na etapie postępowania sądowego polega na wniesieniu sprawy do sądu. To sąd, wydając wyrok lub nakaz zapłaty, orzeka, że dłużnik ma zapłacić określoną kwotę zadłużenia. Windykację na etapie postępowania sądowego należy powierzyć specjalistom: zatrudnionym prawnikom, wyspecjalizowanej firmie windykacyjnej lub kancelarii prawnej. Nakaz zapłaty wraz z klauzulą wykonalności jest podstawą egzekucji przez kancelarię komorniczą.
Przedsiębiorca kieruje sprawę do sądu wtedy, gdy wszystkie narzędzia windykacji polubownej zawiodły. Wniesienie sprawy do sądu przerywa bieg przedawnienia. A postanowienie o bezskutecznej egzekucji pozwala wpisać wierzytelność w koszty uzyskania dochodu.
Modele windykacji
Przedsiębiorca, prowadząc działania dyscyplinujące dłużników do spłaty zobowiązań, musi podjąć decyzję, jaki model windykacji przyjąć. Do wyboru są trzy. Model windykacji wewnętrznej zakłada, że wszelkie działania prowadzone są przez samego wierzyciela. Oddelegowuje on wybranych pracowników lub tworzy odrębny dział windykacji, który zajmuje się egzekwowaniem należności. Model windykacji zewnętrznej zakłada, że windykacją zajmuje się firma zewnętrzna (firma windykacyjna lub kancelaria prawna) i to do niej przekazane są wszystkie sprawy. Trzeci model to windykacja mieszana. Polega ona na prowadzeniu działań windykacyjnych przez wierzyciela wykorzystującego własny dział windykacji – dopiero na pewnym etapie postępowania sprawy kierowane są do windykacji zewnętrznej. Mała i średnia firma chętniej wybierze model windykacji wewnętrznej. W przypadku dużej korporacji częściej wykorzystywany jest model mieszany, gdzie sprawy windykacyjne są prowadzone wobec setek lub tysięcy klientów. Model windykacji zewnętrznej wybiera firma, która nie chce inwestować w dział windykacji wewnętrznej i kieruje sprawy do firmy zewnętrznej.
Skuteczna windykacja należności
Windykacja będzie skuteczna tylko wtedy, gdy przedsiębiorca będzie pamiętał o czynnikach mających wpływ na jej sukces. Do tych czynników możemy zaliczyć:
- opracowanie procedur windykacji na potrzeby danego przedsiębiorcy;
- efektywne stosowanie narzędzi windykacji polubownej;
- umiejętność negocjowania z dłużnikami, wpływania na ich sposób myślenia i działania poprzez wykorzystanie technik NLP;
- umiejętne stosowanie sankcji w procesie odzyskiwania należności;
- konsekwencję w działaniu i „nierzucanie słów na wiatr”.
Celem podejmowanych działań windykacyjnych jest jak najszybsze odzyskanie przeterminowanych należności. Szybka reakcja przedsiębiorcy na nieregulowanie zobowiązań przez kontrahentów w terminie zwiększa szansę na odzyskanie zaległych płatności. Należy pamiętać, że za długi odpowiedzialni są nie tylko ci klienci, którzy nie płacą, ale również te firmy i instytucje, które nie czynią wszystkiego, co w ich mocy, aby te długi odzyskać.